Rückblick: Erster „Öffentlicher Beschaffungskompass“ – Zukunftsdialoge für die kommunale Beschaffung

Im Oktober und November 2025 wurde der „Öffentliche Beschaffungskompass“ an den drei Standorten Wien, Graz und Innsbruck veranstaltet.

Der VKÖ, der VÖWG, die Bundesbeschaffung GmbH (BBG) sowie der Österreichische Städtebund initiierten mit der gemeinsamen Veranstaltungsreihe eine bedeutende Plattform für Vertreter:innen aus Verwaltung, öffentlichen Unternehmen und Politik für Austausch, Vernetzung und strategischer Orientierung.

Im Mittelpunkt standen aktuelle Trends, rechtliche Rahmenbedingungen und zukunftsweisende Strategien für eine moderne kommunale Beschaffung. Die Moderation übernahmen Heidrun Maier-De Kruijff (Geschäftsführerin, VÖWG/VKÖ) und Gerhard Weiner (Leiter naBe-Plattform, BBG).

Hier eine kurze Übersicht zu den zentralen Erkenntnissen 

• Dokumentation ist der Schlüssel
  Eine sorgfältige Dokumentation der Verfahrensauswahl, der Auftragswertberechnung und aller verfahrensrelevanten Entscheidungen ist zentral für Transparenz und Rechtssicherheit.
  
• Komplexität und rechtliche Herausforderungen nehmen weiter zu
  Fachleute sehen im Entwurf der BVergG-Novelle keine wesentliche Vereinfachung. Neue Vorgaben wie das Barrierefreiheits- und Informationsfreiheitsgesetz steigern die Komplexität der Vergabepraxis weiter.
  
• (Submissions)kartelle sind reale Risiken – Prävention ist essenziell
  Submissionskartelle wie das Baukartell verursachen hohe Kosten durch Preisabsprachen. Prävention durch Schulungen, Analysen und transparente Dokumentation ist entscheidend.
  Rund 65 % der Geschädigten des Baukartells waren öffentliche Auftraggeber. Auf Initiative des Städte- und Gemeindebundes hat die BBG daher eine Rahmenvereinbarung zur Prozesskostenfinanzierung geschaffen, die betroffenen Stellen ermöglicht, Schadenersatz ohne finanzielles Risiko geltend zu machen.
  
• Digitalisierung und KI bieten Chancen, aber mit Bedacht
  KI kann Vergabeprozesse sinnvoll unterstützen, etwa bei der Texterstellung oder der Analyse von Ausschreibungsunterlagen und Angeboten.Die Entscheidungsverantwortlichkeit bleibt jedoch beim Menschen: Gemäß § 134 BVergG 2018 dürfen Angebote nur von Personen mit der erforderlichen fachlichen Qualifikation beurteilt und geprüft werden. Falls erforderlich, sind unbefangene und von den Bietern unabhängige Sachverständige beizuziehen.
  KI kann in diesem Rahmen als Assistenzsystem eingesetzt werden; die abschließende Beurteilung obliegt den zuständigen Expert:innen. Voraussetzung für einen vertrauenswürdigen Einsatz von KI sind klare Standards, ethische Leitlinien und transparente Governance-Strukturen.
  
• Informationsfreiheit vs. Datenschutz: Einzelfallprüfung ist entscheidend
  Das Informationsfreiheitsgesetz (IFG) stärkt die Transparenz, steht aber oft im Spannungsfeld zum Datenschutz. Sensible Unternehmensdaten wie geistiges Eigentum oder personenbezogene Informationen sind besonders zu schützen. Eine Offenlegung muss verhältnismäßig, durch Einzelfallprüfung abgesichert und zeitlich begrenzt erfolgen; Teiloffenlegung durch Schwärzung ist häufig der richtige Weg.
  
• Interkommunale und grenzüberschreitende Vergabe: Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor
  Eine intensivere interkommunale Zusammenarbeit kann die Qualität und Effizienz der öffentlichen Beschaffung nachhaltig verbessern. Gemeinsame Vergaben schaffen Skaleneffekte, bündeln Know-how und stärken die Verhandlungsmacht gegenüber Anbietern.
  Allerdings gilt: Mehr Beteiligte bedeuten nicht automatisch mehr Fachwissen. Für den Erfolg gemeinsamer Vergaben ist entscheidend, dass neben der Anzahl der öffentlichen Auftraggeber auch gezielt Fachkompetenz aufgebaut und genutzt wird.
  
• Professionelle Unterstützung durch die BBG
  Die vielen Diskussionsrunden zeigten, dass Komplexität und Herausforderungen in der kommunalen Vergabe stetig wachsen. Die BBG steht Kommunen als Lösungspartner zur Seite und unterstützt öffentliche Auftraggeber entlang des gesamten Vergabeprozesses – von der Auswahl des Verfahrens über die Erstellung transparenter Unterlagen bis zur sachkundigen Angebotsprüfung.

Die VÖWG und der VKÖ bedanken sich herzlich bei allen Partnerorganisationen sowie den zahlreichen Teilnehmenden vor Ort für einen erfolgreichen ersten „Öffentlichen Beschaffungskompass“. Dank zahlreicher Impulse, offener Diskussionen und spannender Gespräche – auch abseits des offiziellen Programms – entwickelte sich die Veranstaltungsreihe zu einem inspirierenden Treffpunkt für die Zukunft der öffentlichen Beschaffung.

Weitere Impressionen und Eindrücke aus den drei Veranstaltungen finden Sie auf der Website der BBG